Preguntas Clave sobre Manejo de Registros |
1. ¿Por qué llevar un registro de cuentas?
A. La legislación requiere que se lleve alguna forma de registro contable escrito para todas las empresas.
B. Un registro de cuentas adecuado puede responder a las siguientes preguntas:
· ¿Cuánto de ganancia está teniendo la empresa?
· ¿Cuánto vale la empresa?
· ¿Cuánto deben a la empresa los clientes que compran a crédito?
· ¿Cuánto debe la empresa a sus acreedores?
· ¿Cuánto impuesto debe pagar la empresa?
2. ¿Cómo se puede establecer un sistema de registro de cuentas?
A. Antes de establecer un sistema contable, sería recomendable que el empresario consulte con un contador.
B. Un contador puede establecer un sistema de contable adecuado especialmente diseñado para las necesidades particulares de la empresa.
3. ¿Qué es lo que otros quisieran conocer acerca de las finanzas de una empresa?
Varias personas quisieran conocer acerca de las condiciones financieras de una empresa. Los banqueros podrían estar interesados porque usted ha solicitado un préstamo financiero, los recaudadores de impuestos también están interesados en las condiciones de la empresa, parientes y otros quienes podrían haberle prestado dinero. Los proveedores también desean saber cosas acerca de las finanzas de su empresa porque cuando ellos le envían una mercadería que usted todavía no ha pagado, es como extenderle una forma de crédito.
Las preguntas específicas que podrían requerir incluyen:
A. ¿Cuánto tiene, cuánto debe, y cuánto vale su patrimonio?
B. ¿Cuánto fue el ingreso el año pasado?
C. ¿Cuánto de sus ventas son al contado y cuánto al crédito?
D. ¿Cuál ha sido su record de ventas?
E. ¿Cuál es el total de sus “gastos generales” y qué porcentaje de la venta general representa?
F. ¿Qué gastos tiene usted?
G. ¿Cuál es el valor actual del local, equipamiento, vehículos, bienes fijos y otros accesorios?
H. ¿Qué artículos de su inventario son los que mejor y los que peor se venden?
I. ¿Cuáles son las secciones más provechosas y menos provechosas?
J. ¿Está tomando todas las ventajas de los descuentos por compras al contado, descuentos comerciales y concesiones publicitarias y comerciales?
4. ¿Qué clase de contabilidad debería llevar una pequeña empresa?
· Planilla. El propietario debe saber cuánto debe pagarse a sí mismo y a sus empleados? Esta información requiere un mini-sistema contable propio para tener todos los datos precisos y en orden.
· Flujo de Caja. El propietario debe saber en cualquier momento cuánto dinero en efectivo tiene disponible para determinar si las facturas pueden ser pagados. El dinero entra y sale de la empresa todos los días, pero sin un registro de cuentas los empresarios no sabrían si tienen con qué pagar.
· Cuentas por cobrar. Bajo ciertas condiciones, los propietarios otorgan crédito a algunos de sus clientes. El dinero que les es adeudado se llama cuentas por cobrar. Es importante registrarlos, sin ellos el dueño no sabría cuándo enviarles la factura y por cuánto, cuándo cortar el crédito, cuándo proceder en forma agresiva para cobrar las facturas atrasadas, o cuándo cobrarles interés.
· Cuentas por pagar. La cantidad de dinero que la empresa debe a otros (como a los proveedores) se llama cuentas por pagar. Las facturas necesitan ser pagadas por dos razones: (1) muchas veces por pagar una factura a tiempo puede recibir un descuento y (2) debe mantener una buena reputación con aquellos que hacen el negocio con usted. Sin un registro minucioso de las cuentas usted puede cometer errores.
· Inventario. Aún en una pequeña empresa minorista, su propietario debe tener el control del inventario. ¿Qué productos se están vendiendo? ¿Qué productos no tienen movimiento? ¿Tiene una buena cantidad de existencias a la mano? Los empresarios pueden guardar alguna de estas informaciones en la cabeza, pero no es suficiente para hacer este tipo de trabajo y tener ganancias.
· Requerimientos del Gobierno. El empresario debe archivar los estados financieros para pagar sus impuestos. Los impuestos son calculados de acuerdo a las ganancias que se hayan obtenido. Incluso, una micro o pequeña empresa minorista debe guardar ciertos registros.
· Estados Financieros. Al menos una vez al año el propietario debe preparar un completo estado financiero de su empresa. ¿A cuánto asciende el volumen de venta total? ¿Cuáles han sido sus gastos? ¿Cuáles han sido las ganancias antes y después de pagar los impuestos? ¿Qué puede hacer
el propietario para mejorar las cosas para el próximo año? Cuando un empresario requiere de un préstamo, debe presentar al banco su estado financiero; así también, si quieren vender la empresa deben presentar los estados financieros a los posibles compradores.
5. ¿Quién debería ser responsable de llevar los registros financieros?
A. Lleve los registros usted mismo. Si la empresa es pequeña y usted tiene alguna experiencia, puede ser capaz de llevar la contabilidad de su empresa. Sin embargo, recuerde que si usted se encarga de este trabajo, es posible que le quite tiempo para hacer otras tareas de su empresa, y que tal vez sólo usted como empresario puede hacerla. Trate de delegar las funciones de llevar el registro de cuentas a otra persona lo más pronto posible. Pero usted siempre debe entender el sistema y ser capaz de encargarse de esta tarea en cualquier momento.
B. Asignar un asistente. Si usted tiene empleados, una de las primeras tareas que podría hacer es asignar a uno de ellos que lleve toda o parte de la contabilidad. Todos los empleados tienen alguna responsabilidad contable, ya que emiten recibos o facturas de venta, operan la máquina registradora, y de una u otra forma desempeñan tareas de registro de cuentas, las cuales usted confía que se hagan con exactitud. Es su responsabilidad capacitar e instruir a estas personas y evaluar periódicamente el método usado.
C. Contratar a un contador a tiempo completo. Cuando su empresa es lo suficientemente grande para hacer esto, usted está en buena posición de asegurar a una persona competente que conozca más que usted de registros contables. Esta es un área muy difícil de delegar para algunos empresarios. Ellos piensan que deben mantener sus “manos: en los libros, pero esto con frecuencia invita a confusiones y hace que el contador se sienta minimizado. Manifieste sus deseos y requerimientos, y deje que el contador haga su trabajo.
D. Contratar un servicio externo. Hay muchas empresas que ofrecen servicios contables. Estos ofrecen desde una auditoría anual, con la preparación del estado de ganancias y pérdidas y el balance general, hasta la planilla semanal, análisis de ventas diarias, y el control y análisis del inventario.
E. Departamento de contabilidad. Eventualmente si el tamaño de la empresa lo requiere, puede usted tener un departamento de contabilidad con un contador a la cabeza o por un funcionario de la firma, que generalmente es el tesorero. El departamento mantendría un juego completo de libros, incluyendo: Cuentas por Pagar, Cuentas por Pagar y Libro General de Contabilidad. Deben estar disponibles los equipos ya sean mecánicos o electrónicos para llevar la contabilidad, dependiendo del volumen de información que se tenga.
